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Enregistrement de données : pourquoi externaliser ?

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L’enregistrement de données est une tâche très importante pour l’entreprise, mais cela prend du temps et peut engendrer des coûts élevés. L’externalisation, qui est adoptée par un nombre croissant de sociétés, s’impose donc comme une solution avantageuse à différents niveaux.

En quoi consiste l’externalisation ?

Également appelée outsourcing, l’externalisation consiste à confier certaines tâches secondaires à des prestataires extérieurs à l’entreprise. Grâce à cette pratique, cette l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier et y affecter toutes ses ressources humaines et matérielles nécessaires. L’objectif final est d’améliorer la productivité, de gagner du temps et d’économiser de l’argent. Bien entendu, les aspects-clés du fonctionnement de l’entreprise, entre autres l’ingénierie, les actions stratégiques ou les finances ne doivent pas être externalisés.

Il existe cependant de nombreuses tâches pouvant être externalisées : gestion de la paie, assistance administrative, recrutement, achat, études, marketing digital, service client, gestion de site web…L’enregistrement de données fait également partie des activités les plus externalisées. Si le service est exécuté dans les règles de l’art, il en ressort une croissance plus rapide, une image de marque rehaussé et une charge de travail moins lourde. Bien entendu, il importe de bien sélectionner le prestataire, au risque de transformer les avantages escomptés en baisse de performance ou encore en gouffre financier lié à d’éventuels retards.

Mais pour que l’externalisation se passe correctement, l’entreprise doit faciliter le transfert de compétences vers le prestataire. C’est même une nécessité pour garder, voire améliorer le niveau de qualité des prestations réalisées. Pour cela, le commanditaire doit bien définir ses besoins dans un cahier de charges qui servira de référence au prestataire, et anticiper les évolutions de la collaboration à moyen et à long terme.

Les avantages d’externaliser l’enregistrement des données

En France, les entreprises ont l’obligation légale de garder des données pendant un certain temps. Ces données peuvent figurer dans des pièces comptables, des résultats de sondage ou encore des déclarations sociales. L’enregistrement de données doit donc être effectué suivant un processus standardisé, et ces données doivent être consultables, modifiables et exploitables à tout moment. L’externalisation s’impose comme une solution adéquate, que ce soit pour les multinationales ou pour les PME.

En faisant appel à une agence d’externalisation, l’entreprise bénéficie de compétences éprouvées, et les prestations sont parfaitement modulables en fonction de ses besoins. Elle fait également des économies, car l’enregistrement de données en interne représente des investissements conséquents, ne serait-ce que les salaires et le matériel, contre des coûts beaucoup plus flexibles en externalisant. Enfin, elle pourra mieux se conformer aux exigences du Règlement général pour la protection des données (RGPD) qui s’applique dans tous les Etats de l’Union européenne.

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