Les frais liés aux voyages d’affaires représentent une part conséquente des dépenses d’une entreprise ayant une partie de ses activités ailleurs que dans sa zone d’implantation. Faire appel à des professionnels et adopter une politique de voyage d’affaires sont des solutions efficaces pour se parer à toutes les éventualités.
Catégoriser les frais et anticiper les imprévus
Une entreprise qui choisit de s’occuper elle-même de l’organisation des voyages d’affaires doit prendre en charge les frais prévus et les frais imprévus. Les premiers regroupent le transport, l’hébergement et la restauration, tandis que les seconds concernent la modification d’un billet d’avion, le rapatriement, les problèmes de déplacement sur place aussi que la prolongation du séjour.
Les frais liés au transport et à l’hébergement peuvent être facilement évalués. Plus la réservation est faite plus tôt, plus l’entreprise a des chances d’obtenir des tarifs avantageux. Il convient également de faire jouer la concurrence. Pour les frais d’hébergement par exemple, de nombreux sites spécialisés proposent une multitude d’offres. Pour les longs séjours, il est conseillé de choisir des résidences hôtelières ou des appartements. Il en est de même pour le transport avec les nombreuses compagnies aériennes qui se partagent le marché.
Les frais imprévus peuvent engendrer des coûts supplémentaires. Souscrire à une assurance prenant en charge les accidents, annulations de vol ou les maladies est la solution qui offre le plus de sécurité. Dans tous les cas, il est préférable de faire appel à une agence spécialisée qui dispose d’un réseau de partenaires fiables et d’une assistance disponible 24 heures sur 24. Cela permet aussi de bénéficier d’un remboursement en cas d’annulation ou d’une modification de vol.
Mettre en place une politique de voyage d’affaires
Définir une politique de voyage d’affaires en fonction des valeurs et des besoins de l’entreprise contribue à la bonne santé financière de celle-ci. Une telle politique contient des prescriptions détaillées permettant à tous les collaborateurs de savoir à quoi s’en tenir en matière de déplacement professionnel. Son objectif est double : faire des économies et utiliser de manière rationnelle le budget disponible.
Une politique de voyage d’affaires permet aussi d’automatiser les méthodes de validation interne, notamment en ce qui concerne la billetterie et le séjour. Couplée à l’utilisation d’une application de gestion des frais de déplacement, une telle politique élimine les tâches administratives complexes et uniformise les procédures. La gestion des notes de frais est également facilitée, ce qui allège la charge de travail du département des ressources humaines.